Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

De juridische naam, het vestigingsadres en het contactadres van de verwerkingsverantwoordelijke zijn nog niet in de gecontroleerde repository ingevuld. Deze gegevens moeten vóór definitieve publicatie door de exploitant worden aangevuld.

De precieze rolverdeling tussen MemoryFlow en de organisator hangt af van wie doel en middelen van een concrete verwerking bepaalt. De organisator beheert de evenementinhoud en bepaalt onder meer wie toegang krijgt; MemoryFlow bepaalt ook eigen account-, beveiligings- en dienstverbeteringsverwerkingen. Een contractuele rolverdeling en eventuele verwerkersovereenkomst zijn niet uit deze frontendcode af te leiden.

Welke gegevens en waarom?

Account- en beveiligingsgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord-hash, verificatie- en resetgegevens, sessiegegevens en beveiligings-/auditgebeurtenissen. Deze gegevens worden gebruikt voor accountbeheer, toegang en beveiliging.

Evenement- en uploadgegevens: evenementnaam en -instellingen, album- en challengegegevens, foto’s en afgeleide beeldbestanden, bestandsmetadata, uploadtijd, door uploader opgegeven naam, moderatie/favorietstatus en eventuele locatie- of focusmetadata die bij een upload of beeldanalyse beschikbaar is. Deze gegevens ondersteunen upload, moderatie, weergave, organisatie en verwijdering van evenementen.

MemoryBook- en presentatiedata: geselecteerde foto’s, scènes, tekst, posities/opmaak, generatie- en exportstatus, ontvangers en deel-/presentatietokens. Deze zijn nodig om boeken, presentaties en distributie te leveren.

Met afzonderlijke toestemming van een ingelogde organisator kan beperkte, geaggregeerde keuze-feedback worden geregistreerd om selectievoorkeuren te verbeteren. Volgens de implementatie worden daarbij geen foto, thumbnail, upload-ID, naam, evenementnaam of AI-beschrijving in de telemetrie opgeslagen; de opt-in kan via Privacyinstellingen worden ingetrokken. Reeds geaggregeerde totalen kunnen niet aan een account worden teruggekoppeld.

AI-verwerking

Afhankelijk van de actieve serverconfiguratie kunnen geselecteerde foto-afgeleiden en beperkte evenement-/paginacontext naar OpenAI worden gestuurd voor beeldanalyse, compositie- of tekstsuggesties. AI-functies zijn configureerbaar; de effectieve productie-instellingen zijn niet vanuit deze repository bevestigd. De generator heeft regelgebaseerde fallbackpaden. Een organisator controleert het MemoryBook en blijft verantwoordelijk voor wat wordt gedeeld. Controleer vóór publicatie welke AI-functies werkelijk actief zijn en welke gegevens per functie worden verzonden.

Ontvangers en doorgifte

De code heeft integraties voor PostgreSQL-hosting, bestandsopslag (Backblaze B2 of lokale opslag), Cloudflare voor afbeeldingslevering/cache, Resend voor e-mail, Google Fonts voor interfacelettertypen en optioneel OpenAI en Redis. Welke leveranciers in de productieomgeving actief zijn, waar zij gegevens verwerken, welke subverwerkers zij inzetten en welke doorgiftewaarborgen gelden, is niet uit de code vast te stellen. De exploitant moet dit toetsen aan de actuele contracten, gegevensverwerkingsovereenkomsten en leveranciersinstellingen vóór deze tekst als definitief te beschouwen.

Bij gebruik van leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte moet de exploitant de toepasselijke doorgiftegrond en waarborgen vaststellen en informatie daarover beschikbaar maken.

Bewaartermijnen

Voor evenementen kan de organisator een bewaartermijn instellen; de applicatie ondersteunt archivering en geplande verwijdering. De concrete termijn verschilt dus per evenement. De repository legt geen volledige, publiek bruikbare bewaartabel vast voor accounts, beveiligingslogs, e-mailtokens, presentatiesessies, back-ups, gegenereerde exports en gegevens bij leveranciers. De exploitant moet deze termijnen en verwijdering uit back-ups/providerretentie vaststellen en hier publiceren.

Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover de AVG van toepassing is, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking, bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en gegevensoverdraagbaarheid vragen waar dat recht geldt. Toestemming kun je intrekken; dat maakt eerdere verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Neem voor verzoeken contact op met de verantwoordelijke via de hierboven te publiceren contactgegevens. Die contactgegevens ontbreken nog in deze build.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De exploitant moet daarnaast een procedure hebben voor verzoeken, identiteitscontrole en afhandeling binnen de wettelijke termijnen.

Beveiliging en sessies

De huidige applicatie gebruikt een Secure, HttpOnly en SameSite=Strict sessiecookie voor organisatorsessies; de sessietoken is niet beschikbaar voor frontend-JavaScript. De browser kan daarnaast presentatie- en tijdelijke afbeeldingssessiegegevens bewaren. Dit zijn verschillende tokens met verschillende doelen; deel persoonlijke of presentatie-deellinks alleen met beoogde ontvangers. Technische beveiligingsmaatregelen en incidentprocedures moeten ook in de operationele documentatie en leveranciersafspraken worden vastgelegd.

Geautomatiseerde selectie

MemoryBook-foto’s en hoofdstukvolgorde kunnen deels automatisch worden geselecteerd of voorgesteld. De code voorziet in controle en correctie door de organisator. De exploitant moet beoordelen of deze verwerking voor betrokkenen juridische of vergelijkbare significante gevolgen heeft; de code-inspectie alleen stelt dat niet vast.